Tænketanken Mandag Morgen hjælper København med resortanalyse
Tænketanken Mandag Morgen har taget AI i brug til at hjælpe Københavns Kommune med at analysere borgernes oplevelse af adgangen til kommunen og medarbejdernes oplevelse af det interne samarbejde og mødet med borgerne.
Hvordan oplever borgerne relationerne til Københavns kommune, og hvordan fungerer samspillet mellem de omkring 45.000 medarbejdere fordelt på syv forvaltninger? Det var nogle af de spørgsmål, som Borgerrepræsentationen i Københavns Kommune var interesseret i at analysere, da man i slutningen af 2023 traf beslutning om at igangsætte en større analyse af den interne ressortfordeling. Analysen har stået på hele 2024 og resultaterne er nu nået frem til behandling i Borgerrepræsentationen den 29. januar.
Et lille resortsekretariat under ledelse af tidligere stadsdirektør i Aarhus og nu rådgiver ved Kronprins Frederiks Center for Offentlig Ledelse, Niels Højberg, har arbejdet med projektet, der nu er resulteret i 25 anbefalinger og 13 ressortområder, der kan sættes i spil ved en eventuel ændring af den nuværende organisering. Tænketanken Mandag Morgen har været underleverandør til en del af arbejdet.
“Det har været en fantastisk spændende opgave for os at være med til, og vi har for første gang brugt kunstig intelligens på denne måde i analysearbejdet. Med de nye redskaber har vi kunnet skabe et meget detaljeret, tværgående blik på borgernes oplevelse af mødet med Københavns kommune og de kommunale medarbejderes udfordringer i mødet med borgerne,” siger strategidirektør Lisbeth Knudsen, Tænketanken Mandag Morgen.
Kunstig intelligens ser mønstrene i kommunens service
I den første analyse har Tænketanken Mandag Morgen med brug af kunstig intelligens analyseret og fundet gennemgående mønstre i 84 interne rapporter om borgernes møde med kommunen og borgertilfredshedsundersøgelser fra de forskellige forvaltninger i Københavns Kommune.
I den anden analyse er kunstig intelligens blevet anvendt til at finde gennemgående iagttagelser og udfordringer indeholdt i godt 18 timers videooptagelser af seks fokusgrupper med hver otte erfarne medarbejdere om borgernes møde med kommunen og samarbejdet mellem forvaltningerne, når borgerne har brug for hjælp.
“Vi har lige som resortsekretariatet særligt fokuseret på de tværgående processer og set nærmere på, hvor og hvornår borgerne oplever at blive tabt i systemet, og hvordan de oplever kommunens kommunikationsindsats. Det AI kan i den forbindelse er at hjælpe os med at se mønstrene i borgerkontakten både set fra borger- og fra medarbejderside. På den måde har vi været i stand til at komme 360 grader rundt med en række anbefalinger til kommunen på et meget kvalificeret grundlag,” siger Lisbeth Knudsen.
Om analysen: København Kommune undersøger sin ressortfordeling
I efteråret 2023 besluttede borgerrepræsentationen i Københavns Kommune at iværksætte et kritisk blik på resortfordelingen mellem kommunens syv forvaltninger for at forbedre borgernes møde med kommunen. Det arbejde er nu færdigt, og det er der kommet 25 konkrete anbefalinger ud af, der skal forbedre og optimere den service, kommunen yder. Tænketanken Mandag Morgen har bistået Københavns Kommune med to del-analyser med fokus på hhv. borgernes møde med kommunen og oplevelsen hos kommunens medarbejdere af det interne samspil og samarbejde i mødet med borgerne.
